Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z wieloma zobowiązaniami, a w wielu przypadkach z koniecznością zgłoszenia go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Proces ten wymaga od pracodawcy wypełnienia formularza ZUS ZUA po zalogowaniu się na platformę PUE ZUS, czyli Platformę Usług Elektronicznych ZUS. W artykule znajdziesz informacje na temat terminów zgłoszenia pracownika do ZUS, płacenia składek oraz składania odpowiednich deklaracji.
Jak długo pracodawca może zwlekać ze zgłoszeniem nowego pracownika do ZUS? Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS najpóźniej 7 dni od dnia, w którym pracownik rozpoczyna pracę, zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Warto zaznaczyć, że to pracodawca jest odpowiedzialny za zgłoszenie, a pracownik nie musi składać żadnych wniosków, chyba że chce skorzystać z dobrowolnego ubezpieczenia.
Formularz ZUS ZUA, służący do zgłoszenia pracownika, można przekazać na kilka sposobów: osobiście, listownie, lub elektronicznie przez platformę PUE ZUS lub dedykowane programy kadrowo-płacowe. Dla pracodawców, którzy płacą składki za ponad pięć osób, obowiązkowe jest elektroniczne przesyłanie deklaracji.
W kwestii związku między dniem zawarcia umowy o pracę a dniem rozpoczęcia pracy, ważne jest rozróżnienie tych terminów w kontekście zgłoszeń do ZUS. Pracownicy są objęci ubezpieczeniami od momentu rozpoczęcia pracy, a nie od daty podpisania umowy, co wynika z przepisów prawa pracy oraz ustawy o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych. To rozróżnienie podkreśla, że obowiązek ubezpieczeniowy zaczyna obowiązywać od pierwszego dnia pracy.
Czy dzień podjęcia pracy wlicza się do 7-dniowego terminu na złożenie deklaracji ZUS ZUA?
Zgłaszanie nowego pracownika do ZUS i obliczanie terminu na dopełnienie tego obowiązku może budzić wątpliwości. Zgodnie z Art. 57 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, początkiem terminu liczonego w dniach, wyznaczonego przez określone zdarzenie (w tym przypadku rozpoczęcie pracy przez pracownika), jest dzień następujący po dniu wystąpienia tego zdarzenia. Dzień, w którym zdarzenie ma miejsce, nie jest wliczany do obliczania terminu. Końcem terminu jest ostatni dzień z okresu wyznaczonego liczbą dni.
Przykładowo, jeśli pracownik rozpoczyna pracę 1 marca 2023 roku, ten dzień jest pomijany przy liczeniu 7-dniowego terminu na zgłoszenie w ZUS. Pierwszym dniem liczenia terminu jest 2 marca, a końcowym dniem, kiedy należy spełnić obowiązek zgłoszeniowy, jest 8 marca.
Termin zgłoszenia pracownika do ZUS obejmuje dni kalendarzowe, co oznacza, że liczone są wszystkie dni, w tym soboty, niedziele oraz święta. To istotne, gdyż każdy dzień, niezależnie od tego, czy jest dniem pracy, czy dniem wolnym, wlicza się do 7-dniowego okresu.
Załóżmy, że zatrudniasz nowego pracownika 20 kwietnia 2024 roku, który przypada na niedzielę. W takim przypadku, licząc od 21 kwietnia, masz czas na zgłoszenie pracownika do ZUS aż do 27 kwietnia, wliczając w to wszystkie dni, także te wolne od pracy.
Przed podpisaniem umowy o pracę lub przed rozpoczęciem pracy przez pracownika, zgłoszenie do ZUS jest niemożliwe. Brak formalnie zawartej umowy o pracę wyklucza stosunek pracy, a co za tym idzie, obowiązki związane z ZUS. Obowiązek zgłoszenia pracownika powstaje dopiero z dniem faktycznego rozpoczęcia przez niego pracy. Przykładowo, jeśli znalazłeś idealnego kandydata, który jednak jest związany trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia i jeszcze nie rozwiązał umowy z poprzednim pracodawcą, możesz podpisać z nim umowę przedwstępną. Przyjmijmy, że umowa przedwstępna została zawarta w maju 2023 roku z zamiarem formalnego rozpoczęcia pracy w wrześniu tego samego roku. Jeśli umowa o pracę zostanie podpisana 30 sierpnia, a praca rozpocznie się 15 września, to do 22 września musisz zgłosić pracownika do ZUS.
Zgłoszenie do ZUS - Co jeśli przyszły pracownik nie pojawi się w pracy?
W sytuacji, gdy przyszły pracownik nie pojawi się w dniu rozpoczęcia pracy, na przykład z powodu choroby, nie wpływa to na termin zgłoszenia do ZUS. Mimo nieobecności pracownika, zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy, stosunek pracy uznaje się za nawiązany od daty wskazanej w umowie, co oznacza, że termin zgłoszenia pracownika do ZUS pozostaje niezmieniony.
Jeżeli nowy pracownik opuści pracę na początku okresu zatrudnienia bez usprawiedliwienia, może to prowadzić do rozwiązania umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia z powodu poważnego naruszenia obowiązków pracowniczych. Pomimo tego pracodawca, zakładając, że podejmie próby wyjaśnienia sytuacji, powinien zgłosić taką osobę do ubezpieczeń społecznych, a po ewentualnym zwolnieniu dyscyplinarnym, dokonać wyrejestrowania za pomocą formularza ZUS ZWUA. W tym przypadku konieczne będzie złożenie tzw. zerowego raportu ZUS RCA za dany miesiąc, wskazującego na brak składek.
Wymóg podpisu pracownika - Uwaga
W kwestii wymogu podpisania zgłoszenia do ZUS przez pracownika, jest to obowiązkowe nawet przy zgłoszeniach dokonywanych elektronicznie. Pracownik musi potwierdzić dane zawarte w formularzu własnoręcznym podpisem, z wyjątkiem sytuacji szczególnych określonych w ustawie. Jeśli zgłoszenie odbywa się drogą elektroniczną, pracodawca zobowiązany jest uzyskać od pracownika podpis na wersji papierowej dokumentu i przechowywać go przez okres 5 lat, bez względu na długość trwania stosunku pracy.
Zgłoszenie do ZUS - Koniecznie przestrzegaj terminów!
Opóźnienie w zgłoszeniu pracownika do ZUS, a w skrajnych przypadkach jego brak, może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny do 5000 zł. Dodatkowo, zaniedbanie tego obowiązku lub regularne pomijanie obowiązków zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych może skutkować nie tylko grzywną, ale i sankcjami takimi jak ograniczenie wolności, a w najcięższych przypadkach – karą pozbawienia wolności do 2 lat. Takie sankcje przewiduje art. 219 Kodeksu karnego, który penalizuje naruszenie regulacji ubezpieczeniowych poprzez nieprzekazywanie danych wpływających na uprawnienia do świadczeń lub ich kwotę.
W przypadku zaległości w opłacaniu składek ZUS, pracodawca musi się liczyć nie tylko z finansowymi konsekwencjami narzuconymi przez ZUS, takimi jak odsetki za opóźnienie, ale również z możliwością rozwiązania umowy o pracę przez pracownika bez okresu wypowiedzenia. Takie działanie jest możliwe, gdy pracodawca, mimo potrącania składek z wynagrodzeń, nie przekazuje ich do ZUS, co jest uznawane za poważne naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy. Problemy finansowe przedsiębiorstwa nie są uzasadnieniem dla takiego postępowania.